مدیر پروژه کیست؟ و چه وظایفی دارد؟

اواخر دهه ۱۹۸۰ بود که مایکروسافت در حین اجرای پروژه به مشکل برخورد. تعداد افرادی که بر روی پروژه کار می‌کردند، بسیار زیاد بودند و تیم‌های بازاریابی، مهندسی و بخش‌های دیگر در این پروژه حضور داشتند. هیچ کس نمی‌دانست که چگونه باید با بقیه بخش‌ها هماهنگ شود. در نتیجه مایکروسافت تصمیم گرفت که یک نفر را به عنوان کسی که اختیارات قابل توجهی دارد، انتخاب کند و به نوعی یک رهبر را در پروژه خود قرار داد. بعد از آن همه چیز خوب پیش می‌رفت و تیم‌ها از روند کاری خود بسیار راضی بودند. بعد از اتمام پروژه، مایکروسافت تصمیم گرفت نقش جدیدی را برای همه پروژه‌های خود قرار دهد و این نقش مدیر پروژه بود. بدین صورت بود که نقش مدیر پروژه متولد شد.

وظیفه مدیر پروژه چیست؟

مدیران پروژه، نقش اساسی را در برنامه‌ریزی، اجرا، نظارت، کنترل و در آخر پایان دادن پروژه‌ها ایفا می‎کنند. از آن‌ها انتظار می‌رود تا پروژه را در محدوده زمانی مشخصی تحویل دهند. در عین حال آن‌ها باید همه را راضی نگه دارند. برای شروع و پیشرفت یک پروژه، ابتدا باید برنامه‌ای وجود داشته باشد. مثلاً وظیفه مدیر پروژه این است که برای درست کردن یک خانه، هر چیزی را برنامه‌ریزی کند. شاید بگویید که من خودم می‌توانم خانه را بسازم و نیازی به مدیر پروژه ندارم؛ اما مدیر پروژه، بعضی از کارها را به دیگران واگذار می‌کند. او باید توانایی‌های مختلفی داشته باشد و این توانایی‌ها در هر نوع مدیریت و به ویژه مدیریت پروژه در عملکردهای مختلف و ریسک‌ها مهم است. در واگذار کردن کارها، هدف این است که تمامی کارها طبق برنامه پیش روند؛ اما شما بدون داشتن یک مدیر پروژه نمی‌توانید از این موضوع مطمئن شوید. زمانی که کارها بر طبق برنامه پیش نروند، مدیر پروژه باید برای موضوع چاره‌ای بیندیشد. یا حتی اگر کارها منظم و به خوبی پیش برود، مدیر پروژه ممکن است کارهایی را برای سرعت بخشیدن یا کاهش هزینه‌ها انجام دهد.

نحوه انتخاب مدیر پروژه

این مدیران، نقش بسیار مهمی را در هدایت تیم برای دستیابی به اهداف پروژه بازی می‌کنند. بسیاری از پروژه‌ها نیاز دارند که از زمان شروع تا پایان کار، مدیر را درگیر کنند. مدیر پروژه، ممکن است قبل از شروع در برخی از فعالیت‌ها شرکت کنند. این فعالیت‌ها می‌تواند، شامل مشاوره با مدیران اجرایی یا حتی واحدهای تجاری باشد که برای پیشبرد اهداف استراتژیک سازمانی به آن نیاز است. می‌توان مدیر پروژه را با رهبران ارکستر مقایسه کرد. چرا که هر کدام از آن‌ها دارای اعضای زیادی هستند، که باید نقش‌های متفاوتی را بازی کنند. یک رهبر ارکستر بزرگ، باید بیش از ۱۰۰ نوازنده را رهبری کند و این ارکستر بزرگ ممکن است بیش از ۲۵ نوع ساز و نوازنده در آن وجود داشته باشد. پروژه نیز به همین منوال است. ممکن است بیش از ۱۰۰ عضو داشته باشد، که باید توسط یک مدیر پروژه هدایت شود. اعضایی که در این پروژه حضور دارند، نقش‌های متفاوتی از جمله طراحی، ساخت و مدیریت را در این پروژه بازی می‌کنند. از یک رهبر ارکستر انتظار نمی‌رود که تمامی سازها را بتواند بنوازد، اما باید دانشی برای درک و تجربه موسیقی داشته باشد.

این رهبر، با استفاده از یک چوب و سایر حرکات بدن می‌تواند با تیم خود ارتباط برقرار کند. از مدیر پروژه انتظار انجام هر نقشی را در پروژه نداریم، اما او باید دانشی درباره مدیریت پروژه و همچنین دانش فنی را داشته باشد و برنامه ریزی، هماهنگی و  همنطور ارتباط خوب با اعضای تیم برقرار کند. این مدیران برای برقراری ارتباط با اعضای تیم در جلسات از زبان بدن و حتی گفت و گو استفاده کنند و ارتباطات کتبی را ارائه دهند، مثلاً برنامه‌ها و زمان بندی‎های مشخص را برای اعضای تیم به صورت کافی بنویسند. در اینجا پس متوجه شده‌اید که مدیر پروژه شخصی می‌باشد که توسط سازمانِ مجری تعیین گردیده تا بتواند مسئول رسیدن به اهداف یک پروژه باشد و اعضای تیم را به سمت آن هدایت کند. مدیران پروژه نقش‌های زیادی از قبیل توانایی‌ها و همچنین به نمایش گذاشتن ارزش و مشارکت حرفه مدیریت را ایفا کند و همه این‌ها در حوزه تأثیر می‌باشند، حوزه تاثیر را می‌توان به هسته اصلی تشبیه کرد.

مدیر پروژه

اگر بخواهیم به صورت یک نمودار سلسله‌وار  به این مسئله نگاه کنیم،  بدین گونه می‌شود که در ابتدا، همان هسته مرکزی وجود دارد، یعنی مدیر پروژه قرار می‌گیرد، سپس تیم پروژه و مدیران و در طبقه سوم حامیان و نهادهای دولتی و در آخر ذینفعان، تامین کنندگان، مشتریان و کاربران پایانی قرار می‌گیرند. مدیر پروژه می‌تواند، با استفاده از منابع موجود محدودیت‌های رقابتی پروژه را با آن متعادل کند. وی می‌تواند نقشه‌های ارتباطی را بین اعضای تیم اسپانسر پروژه و حتی ذینفعان آن انجام می‌دهد. برای اینکه مدیر پروژه توانایی برقراری ارتباط با ذینفعان تیم از جمله حامیان مالی و اعضای تیم برقراری را داشته باشد، باید در چندین جنبه آن را بررسی کند. ابتدا باید با استفاده از مهارت‌های کلامی، نوشتاری و غیرکلامی بتواند با ایجاد مهارت‌های دقیق و تنظیم شده پیش رود. سپس باید از زمان بندی‌ها و برنامه‌های ارتباطی پیروی کند. وی باید به طور پیش بینی شده و مداوم به برقراری ارتباط بپردازد، برای این که نیازهای ارتباطی ذینفعان پروژه را درک کند، باید به جستجو بپردازد، ‌باید به صورت کامل، ساده و همینطور روشن با ذینفعان پروژه ارتباط برقرار کند.

این مطلب را از دست ندهید
عوامل موثر در برندینگ

تمامی اخبار مهم از اخبار مثبت و منفی را بیان کند، باید به ایجاد کانال‌هایی برای بازخورد پروژه بپردازد. مهارت‌های ارتباطی ایجاد شده، باید در سراسر حوزه نفوذ مدیر پروژه قرار بگیرد. این شبکه‌ها می‌تواند شامل ساختارهای گزارش سازمانی باشد. اما با توجه به مسئله باید گفت که شبکه‌های غیررسمی از اهمیت زیادی برخوردارند؛ چرا که به توسعه، نگهداری و پرورش مدیر پروژه کمک می‌کند. این شبکه‌های غیر رسمی، مثل ارتباطات برقرار شده با افرادی مثل رهبران یا متخصصان می‌باشد. مدیر پروژه با استفاده از این شبکه‌ها، هم رسمی و هم غیر رسمی می‌تواند افراد زیادی را در حل مشکلاتی که در یک پروژه وجود دارد، درگیر کند. به دلیل آن که پروژه‌های مستقل یا هر جایی که بخشی از همان برنامه هستند. ممکن است که به دلیل تقاضای اولویت‌های بودجه سازی، اهداف پروژه با اهداف سازمان باعث شوند که مدیر پروژه با سایر مدیران تعامل داشته باشد و آن‌ها همواره فعالانه با یکدیگر در ارتباط هستند. مدیر پروژه، ارزش مدیریت پروژه را نشان می‌دهد، می‌تواند با پذیرش آن، افزایش تعداد پروژه‌ها در سازمان گردد و همچنین هنگامی که PMO در سازمان وجود داشته باشد، کارایی آن را افزایش می‌دهد.

مدیر پروژه و بازاریابی

مدیر پروژه مدام از روند کارآگاه می‌ماند و اطلاعات را گرفته و بررسی می‌کند و بعد از آن این احتمال را می‌دهد، که چگونه ممکن است که این اطلاعات روی پروژه تاثیر بگذارد. این روندها می‌تواند، شامل توسعه محصول و فناوری فرصت‌های جدیدی که در حال تغییر بازار هستند است. استانداردها که شامل مدیریت پروژه، مدیریت امنیت اطلاعات، مدیریت کیفیت می‌باشد. ابزار پشتیبانی فنی اجبارهای اقتصادی که بر روی پروژه تاثیر می‌گذارند. تاثیر بر روی مدیریت فروش و همین طور استراتژی‌هایی که برای بهبود فرایند و پایداری به آن نیاز می‌باشد، است. یک مدیر پروژه باید دارای سه مهارت اصلی متمرکز باشد، مهارت‌های فنی، رهبری و همچنین مدیریت استراتژیک. مهارت‌های فنی شامل تمامی رفتارهایی که مربوط به حوزه‌های مدیریت پروژه می‌شوند یا برنامه پورتفولیو و جنبه‌های فنی برای ایفای نقش می‌باشد. در بخش رهبری مدیر پروژه باید دارای مهارت‌هایی باشد، که برای هدایت و ایجاد انگیزه یک سازمان برای دستیابی به اهداف تجاری آن نیاز است.

این مطلب را از دست ندهید
لینکدین و مزایای آن برای کسب و کار شما

نقش مدیریت استراتژیک، باید دانش و تخصص لازم را جهت افزایش عملکرد و نتایج بهتر داشته باشد. همچنین در بخش مدیریت استراتژیک، مدیر پروژه باید بینش خوب داشته باشد، دارای کسب و کار و سازمان باشد و بتواند در مذاکرات با مهارت‌های مالی بازاریابی و سایر بخش‌ها می‌تواند عمل کند. نکته قابل توجه این است که مدیران پروژه باید از کسب و کار به اندازه کافی داشته باشند. این مسئله از آن جایی حائز اهمیت می‌شود، که آن‌ها باید بتوانند به توضیح جنبه‌های مهم کسب و کار یک پروژه برای دیگران بپردازند. آن‌ها باید بتوانند در کنار حامیان پروژه، تیم و متخصصان کار کنند و در نهایت بتوانند برنامه‌ی استراتژیک پیاده کنند، که ارزش تجاری پروژه را به بالاترین میزان آن برسانند. مدیران پروژه، باید به اندازه کافی از کسب و کارها اطلاعات داشته باشند، تا بتوانند از جنبه‌های مختلفی برای دیگران توضیح دهند. این جنبه‌ها شامل استراتژی اهداف، خروجی‌ها، ماموریت، محصولات و خدمات عملیات برای مثال نوع فناوری و مکان آن، بازار و شرایط بازار مثل مشتری وضعیت بازار یعنی کوچک شدن یا رشد آن و در نهایت رقابت می‌باشد.

مدیر پروژه

 مهارت‌های رهبری که یک مدیر پروژه باید داشته باشد، توانایی هدایت در تیم، همینطور ایجاد انگیزه برای آن‌ها است. این مهارت‌ها، توانایی‌های اساسی را نیاز دارد، مانند مذاکره، ارتباطات، انعطاف‌پذیری، حل مسائل و همینطور مهارت‌های بین فردی. بخش زیادی از یک پروژه، شامل سر و کار داشتن با افراد متفاوت می‌باشد. مدیر پروژه باید انگیزه‎‌های افراد را بداند و در هنگام کار با تمامی کسانی که ذینفع پروژه هستند، مثل تیم راهنما، تیم پروژه و حامیان مالی از مهارت‌های رهبری که در آن وجود دارد، استفاده کند. یک رهبر و مدیر پروژه باید ویژگی‌های خاصی داشته باشد. وی باید خوش بین بوده و روند مثبت اندیش باشد. باید همکاری بالایی داشته باشد و بتواند اختلافات را با مدیریت روابط حل کند، اعتمادسازی ایجاد کند، نگرانی‌ها را از بین ببرد و همینطور به جلب توافق بپردازد، باید احساس متناقض و رقابتی را متعادل کند و با استفاده از مهارت‌های قانع کردن به سازش، مذاکره و حل تعارضات بپردازد. وی باید به توسعه شبکه‌های حرفه‌ای و شخصی بپردازد. از دیگر ویژگی‌های یک مدیر پروژه، توانایی برقراری ارتباط می‌باشد که می‌تواند توسط مدیریت انتظارات، پذیرفتن بازخورد، پرسیدن و گوش دادن و هنگام ارائه بازخورد سازنده و همین طور صرف کردن زمانی کافی برای برقراری ارتباطات باشد.

مدیر پروژه باید رفتاری محترمانه و دوستانه، مهربان، صادق، قابل اعتماد، وفادار و با اخلاق باشد. وی باید صداقت خود را نشان دهد، شجاع داشته باشد. مدیر پروژه باید به دیگران اعتبار دهد و همیشه به دنبال یادگیری باشد. روی موارد مهم تمرکز داشته باشد و در اولویت بندی‌ها کار را مقدم بشمارد. نگاه مدیر پروژه، نگاهی جامع و سیستمی را می‌طلبد و همچنین باید تمامی عوامل داخلی و خارجی را به طور مساوی در نظر بگیرد و باید بتواند تیم‌های موثر بسازد. مدیر پروژه خوب، ویژگی‌های مختلفی دارد. از جمله او باید بتواند محصول نهایی را به موقع و در محدوده بودجه تعیین شده تحویل دهد و به انتظارات ذینفعان یا مشتریان توجه نشان دهد و آن‌ها را برآورده کند. مسئله مهم دیگر، پیوند دادن پروژه‌ها به اهداف تجاری می‌باشد. در ابتدای پروژه، مدیر پروژه باید با ذینفعان ارتباط برقرار کند، چرا که برای اطمینان از تاثیرگذاری استراتژیکی پروژه، یکی از نیازهای اساسی هر کسب و کاری می‌باشد. وی باید قدرت سازمانی داشته باشد. توجه جدی بر روی توانایی‌هایی مثل دیدن تصویر کلان، تدبیر، قابلیت، مدیریت ریسک داشتن، توانایی تفکر انتقادی و همینطور مهارت‌های ارتباطی باشد.

مهارت مدیریت پروژه

روزمرگی‌های یک مدیر پروژه چیست؟

در اینجا لازم به ذکر است که هر پروژه‌ای منحصر به فرد می‌باشد و هیچ روزی با روز دیگر یکسان نیست. وظیفه مدیر پروژه این است که بتواند پروژه را به سمت جلو هدایت کند و راهی برای موفقیت اعضای تیم بیابد. مدیر پروژه، تابع ایمیل‌هایی که مربوط به اجرای نگهداری یک پروژه پاسخ دهد. وی باید به تمامی اعضای تیم ملاقات کند و گزارش وضعیت مسائل را با آن‌ها در میان بگذارد. مسئولیت‌های مشترک مدیران پروژه، در طول عمر یک پروژه به ۵ مرحله تقسیم می‌شود. مرحله آغازین برنامه ریزی، اجرا، نظارت، کنترل و در نهایت خاتمه می‌باشد. در مرحله آغازین، مدیران پروژه سوالاتی مطرح می‌کنند. اینکه چرا پروژه مهم است؟ مشکل خاصی که بتوان آن را حل کرد چیست؟ نتیجه مطلوب چه می‌باشد؟ معیارهای موفقیت پروژه چیست؟ ذینفعان پروژه چه کسانی هستند؟ و چه کسانی تحت تاثیر این پروژه قرار می‌گیرند؟ محدودیت‌ها و شرایط پروژه چیست؟ چه فرضیاتی ارائه می‌شود؟ بودجه پروژه چقدر است؟ چه چیزی در محدوده پروژه می‌باشد؟ آیا این پروژه از قبل اجرا شده؟ اگر اجرا شده، نتیجه چیست؟ و از این دست سوالات.

این مطلب را از دست ندهید
نکات مهم برای برندینگ موثر

البته لازم به ذکر است که مدیران پروژه به تنهایی این کارها را انجام نمی‌دهند. در مرحله برنامه‌ریزی که مرحله دوم می‌باشد، مدیران پروژه با ذینفعان‌شان کار خواهند کرد تا به دستیابی برنامه‌ای یکپارچه و متمرکز برسند. نکته قابل توجه اینجاست که برنامه‌ریزی پروژه تا پایان آن ادامه دارد و پایان نمی‌یابد. در مرحله سوم، یعنی مرحله اجرا، اعضای تیم برای رسیدن به اهداف پروژه کارهایی را که مشخص شده است را به پایان می‌رساند. مدیر پروژه به طور معمول به حل مسائل می‌پردازد و همین طور تیم را در انجام تغییرات پروژه هدایت می‌کند. در مرحله چهارم، یعنی نظارت و کنترل به فرایندهای کنترلی در پروژه آغاز می‌شود و در طول برنامه ریزی و اجرا به بسته شدن نیز ادامه پیدا می‌کند. مدیر پروژه باید پیشرفته پروژه را نظارت کند. وی باید بودجه پروژه را مدیریت کند، از رسیدن به نقاط عطف و اصلی اطمینان حاصل کند و همین طور عملکرد واقعی و عملکرد برنامه ریزی شده را مقایسه کند.

وظایف مدیر پروژه

لازم به ذکر است که همیشه، همه چیز طبق برنامه پیش نخواهد رفت. در نتیجه مدیر پروژه باید انعطاف پذیر باشد، تا بتواند در صورت وجود تغییر تیم را هماهنگ سازد. در مرحله آخر، یعنی خاتمه مدیر پروژه تلاش می‌کند، تا تمامی فعالیت‌ها را در جهت رسیدن به نتیجه نهایی انجام دهد. مدیر پروژه در این مرحله با مشتری کار می‌کند، تا بتواند پروژه را کاملا ببندد و منابعی که برای ادامه کار به آن‌ها نیازی نیست را آزاد می‌کند و این منابع می‌تواند بودجه و پرسنل باشد.یک مدیر پروژه به بررسی کار فروشندگان می‌پردازند تا قرارداد را ببندد و فاکتورهای لازم را پرداخت کند و همین طور برای ارجاع و استفاده در آینده‌ فایل‌های پروژه بایگانی می‌کند.

یک دیدگاه ارسال کنید

4 + نه =